L'enregistreur de macros et l'éditeur VBA

Pourquoi automatiser ?

Chaque lundi, vous importez un export, mettez les en-têtes en gras, ajustez les colonnes, ajoutez un total et envoyez le fichier. Ces gestes répétitifs prennent du temps et provoquent des oublis. Une macro enregistre une suite d’actions et la rejoue en un clic. Dans Excel pour Windows et pour Mac, les macros sont écrites en VBA (Visual Basic for Applications) ; dans Excel pour le web, on utilise les Office Scripts (leçon 4).

Avant d’écrire une macro, demandez-vous si un outil sans code ne suffit pas : Power Query (cours XL5) pour importer et nettoyer, les tableaux structurés et les fonctions dynamiques (cours XL4) pour des calculs qui suivent les données. La macro est utile pour enchaîner des actions : mettre en forme, créer des feuilles, imprimer, copier vers un autre classeur.

Afficher l’onglet Développeur

Fichier > Options > Personnaliser le ruban, cochez Développeur dans la liste de droite. L’onglet contient Enregistrer une macro, Macros (Alt+F8, la liste des macros), Visual Basic (Alt+F11, l’éditeur) et les contrôles de formulaire (boutons).

Enregistrer une macro

Développeur > Enregistrer une macro :

• Nom : sans espace ni accent, commençant par une lettre (MettreEnFormeVentes) ;
• Touche de raccourci : facultative ; préférez Ctrl+Maj+lettre pour ne pas écraser un raccourci d’Excel (Ctrl+C, par exemple) ;
• Enregistrer la macro dans : Ce classeur (la macro voyage avec le fichier), Nouveau classeur, ou Classeur de macros personnelles (PERSONAL.XLSB, disponible dans tous vos classeurs sur ce poste) ;
• Description : à quoi sert la macro.

Réalisez ensuite les actions, puis Arrêter l’enregistrement. Tout est enregistré, y compris vos clics hésitants : préparez la séquence avant de lancer l’enregistreur.

Références absolues ou relatives

Par défaut, l’enregistreur note des adresses fixes : cliquer sur A1 produit Range("A1").Select. Si vous activez Utiliser les références relatives avant l’action, il note un déplacement depuis la cellule active : ActiveCell.Offset(1, 0).Select. Choisissez :

• absolu pour agir toujours au même endroit (mettre en forme la ligne d’en-têtes) ;
• relatif pour répéter une action là où se trouve le curseur (formater la ligne courante).

Lire le code produit

Alt+F11 ouvre l’éditeur VBA. Dans l’explorateur de projets, à gauche, le dossier Modules contient Module1 avec votre macro :

Sub MettreEnFormeVentes()
'
' MettreEnFormeVentes Macro
' En-têtes en gras et colonnes ajustées
'
    Range("A1:F1").Select
    Selection.Font.Bold = True
    With Selection.Interior
        .Pattern = xlSolid
        .Color = 15773696
    End With
    Columns("A:F").Select
    Selection.Columns.AutoFit
    Range("A1").Select
End Sub

On reconnaît la structure : Sub Nom() … End Sub, des commentaires précédés d’une apostrophe, des objets (Range, Columns) dont on modifie des propriétés (Font.Bold) ou appelle des méthodes (AutoFit). Le code enregistré est verbeux : il sélectionne avant d’agir. On le simplifie en agissant directement :

Sub MettreEnFormeVentes()
    Range("A1:F1").Font.Bold = True
    Range("A1:F1").Interior.Color = RGB(0, 176, 240)
    Columns("A:F").AutoFit
End Sub

Le résultat est identique, plus court, plus rapide et ne dépend plus de la sélection.

Exécuter et enregistrer

Pour lancer la macro : Développeur > Macros > Exécuter, le raccourci choisi, F5 dans l’éditeur (curseur dans la macro), ou un bouton (Développeur > Insérer > Bouton de formulaire, puis affecter la macro).

Un classeur .xlsx ne peut pas contenir de macros : à l’enregistrement, Excel propose de les supprimer. Choisissez Classeur Excel (prenant en charge les macros) (*.xlsm). Le format .xlsb (binaire) les accepte aussi.

Les limites de l’enregistreur

L’enregistreur ne sait pas faire de boucle (« pour chaque ligne… »), de condition (« si le montant dépasse… ») ni s’adapter à un nombre de lignes variable : il fige Range("A1:F11"). C’est un excellent outil pour découvrir le code correspondant à une action, et le point de départ des leçons suivantes, où vous écrirez vous-même ce qu’il ne peut pas produire.