Valider la saisie : listes, bornes et règles

Pourquoi valider la saisie ?

Un classeur fiable commence par des données propres à l’entrée. Une région tapée « nord » au lieu de « Nord », une quantité négative ou une date en 2062 faussent silencieusement les totaux, les SOMME.SI.ENS (SUMIFS) et les tableaux croisés dynamiques. Plutôt que de corriger après coup, Excel permet d’empêcher les saisies incorrectes avec la validation des données.

On la trouve dans Données > Outils de données > Validation des données. La boîte de dialogue comporte trois onglets :

• Options : le type de règle (Autoriser) et ses paramètres ;
• Message de saisie : une info-bulle qui s’affiche quand on sélectionne la cellule ;
• Alerte d’erreur : ce qui se passe quand la saisie viole la règle.

Les types de règles

Autoriser	Usage typique	Exemple de paramètres
Nombre entier	quantités, effectifs	comprise entre 1 et 100
Décimal	prix, taux	supérieure ou égale à 0
Liste	régions, statuts, produits	source =ListeRegions
Date	dates de commande	comprise entre 01/01/2026 et 31/12/2026
Longueur du texte	codes, références	égale à 8
Personnalisé	toute règle exprimée par une formule	=NB.SI($A$2:$A$200;A2)=1

Sélectionnez toute la plage à protéger (par exemple E2:E200) avant d’ouvrir la boîte de dialogue : la règle s’applique à chaque cellule sélectionnée.

Les listes déroulantes

Le type Liste affiche une flèche dans la cellule. Vous pouvez taper la source directement (Nord;Sud;Est;Ouest dans un Excel en français), mais il vaut mieux la placer dans une feuille de paramètres :

1. sur une feuille Listes, saisissez les régions en colonne ;
2. sélectionnez-les et tapez ListeRegions dans la zone Nom (à gauche de la barre de formule), puis Entrée ;
3. dans la validation, choisissez Liste et indiquez la source =ListeRegions.

Ajouter une région se fait alors à un seul endroit. Si la liste est une colonne de tableau structuré, définissez un nom qui pointe sur cette colonne : la source d’une validation n’accepte pas directement la syntaxe Tableau[Colonne], mais elle accepte un nom.

Dans Microsoft 365, une liste peut aussi pointer sur un résultat dynamique : si J2 contient =TRIER(UNIQUE(Ventes[Produit])), la source =$J$2# suit automatiquement la taille de la liste.

Messages et alertes

Un message de saisie guide l’utilisateur (« Quantité entière entre 1 et 100 »). L’alerte d’erreur a trois styles :

• Arrêt : la saisie est refusée (seuls Recommencer et Annuler sont proposés) ;
• Avertissement : Excel demande confirmation, on peut passer outre ;
• Information : simple signalement, la valeur est acceptée.

Pour une donnée qui alimente des calculs, choisissez Arrêt et un message qui dit quoi faire, pas seulement « erreur ».

Les règles personnalisées

Le type Personnalisé accepte une formule qui doit renvoyer VRAI. Elle s’écrit pour la première cellule de la sélection, avec des références relatives pour la cellule testée :

=NB.SI($A$2:$A$200;A2)=1            refuse un doublon dans la colonne A
=ET(E2>=1;E2<=100;ENT(E2)=E2)       entier entre 1 et 100
=ESTNUM(CHERCHE("@";F2))            l'adresse contient un @

Les limites, et comment les compenser

La validation ne contrôle que la saisie. Un copier-coller remplace la cellule cible, règle comprise, et les données présentes avant la création de la règle ne sont pas vérifiées. Deux réflexes :

• Données > Validation des données > Entourer les données non valides : Excel entoure en rouge chaque cellule qui ne respecte pas sa règle ; Effacer les cercles de validation les retire ;
• pour coller sans détruire les règles, utilisez Collage spécial > Valeurs.

Enfin, la validation ne remplace pas les contrôles de cohérence que vous verrez en fin de cours : elle filtre les erreurs de frappe, pas les erreurs de raisonnement.