Déclencheurs et actions : votre premier flux

À quoi sert Power Automate ?

Power Automate est le service d’automatisation de la Power Platform de Microsoft. Il enchaîne des tâches entre applications sans écrire de programme : enregistrer les pièces jointes d’un courriel dans un dossier, envoyer un rappel chaque lundi, demander une validation à un responsable, copier une ligne d’Excel dans une liste SharePoint.

On construit les automatisations dans le portail make.powerautomate.com. Elles s’appellent des flux. Ce cours porte sur les flux cloud, exécutés sur les serveurs de Microsoft. Il existe aussi les flux de bureau (Power Automate Desktop), qui pilotent les applications d’un poste Windows comme le ferait un utilisateur (RPA), et les flux de processus d’entreprise, qui guident un utilisateur à travers les étapes d’un processus dans une application.

Déclencheur et actions

Un flux cloud se lit de haut en bas :

1. un déclencheur (trigger), unique, qui démarre le flux ;
2. des actions, exécutées dans l’ordre, chacune pouvant utiliser le résultat des précédentes.

Selon son déclencheur, un flux est :

Type	Démarre…	Exemple de déclencheur
Automatisé	quand un événement se produit	Lors de l’arrivée d’un nouvel e-mail (V3) (Outlook)
Instantané	quand quelqu’un appuie sur un bouton	Déclencher manuellement un flux
Planifié	à intervalle régulier	Périodicité (Recurrence)

Chaque déclencheur et chaque action appartient à un connecteur : Office 365 Outlook, OneDrive Entreprise, Excel Online (Business), SharePoint, Microsoft Teams, Approbations… À la première utilisation, Power Automate crée une connexion avec votre compte : le flux agira avec vos droits. Certains connecteurs dits premium ne sont disponibles que selon la licence de votre organisation.

Contenu dynamique et expressions

Quand vous remplissez un champ d’action, le volet Contenu dynamique propose les sorties des étapes précédentes : l’objet du courriel reçu, le nom du fichier créé, la valeur saisie au démarrage. Vous les insérez comme des étiquettes ; au moment de l’exécution, elles sont remplacées par les vraies valeurs.

L’onglet Expression (icône fx) permet de calculer une valeur avec des fonctions. Les noms de fonctions sont en anglais et les arguments séparés par des virgules :

formatDateTime(convertTimeZone(utcNow(), 'UTC', 'Romance Standard Time'), 'dd/MM/yyyy')

utcNow() renvoie la date et l’heure actuelles en temps universel ; convertTimeZone la convertit vers le fuseau de Paris (Romance Standard Time) ; formatDateTime la met au format jour/mois/année. Attention à la casse du format : MM désigne le mois, mm les minutes.

Construire, tester, diagnostiquer

Démarche type pour un flux instantané :

1. Créer > Flux de cloud instantané, nommez-le et choisissez Déclencher manuellement un flux.
2. Dans le déclencheur, Ajouter une entrée de type texte, par exemple Sujet.
3. Ajoutez l’action Composer (opérations sur les données) pour calculer la date du jour avec l’expression ci-dessus.
4. Ajoutez Envoyer un e-mail (V2) et composez l’objet avec le contenu dynamique Sujet et la sortie de Composer.
5. Enregistrer, puis Tester > Manuellement.

Après chaque exécution, l’historique des exécutions (page de détails du flux) indique le statut : Réussite, Échec, En cours. Ouvrez une exécution : chaque étape est cochée en vert ou marquée en rouge, et vous pouvez déplier ses entrées et sorties réelles. C’est l’outil principal de diagnostic.

Bonnes habitudes dès le départ

• Renommez les actions (« Date du jour » plutôt que « Composer 2 ») : les expressions les désignent par leur nom.
• Un flux s’exécute avec les connexions de son propriétaire : n’envoyez pas de courriel au nom d’un collègue sans qu’il le sache.
• Désactivez (Désactiver) un flux en cours de mise au point plutôt que de le laisser se déclencher sur de vraies données.